Ontzorging van de klant bij de klant

Altijd vooruit
Als ik voor de eerste keer bij een nieuwe klant binnenkom, begin ik met een inventarisatie. Hoe verloopt de administratie nu? Wat kunnen wij verbeteren, stroomlijnen, automatiseren? Met mijn jarenlange ervaring in administratieve dienstverlening kan ik, in samenwerking met mijn collega’s, altijd een extra inhaalslag maken. In veel gevallen wordt de administratie door de directie zelf bijgehouden. Die heeft het echter al druk genoeg met het runnen van het bedrijf.

Altijd dichtbij
Ik bezoek mijn vaste klanten elke week. Op locatie loop ik regelmatig tegen dingen aan die direct om aandacht vragen. Het zijn uiteenlopende zaken, waar niet snel voor gebeld wordt. Terwijl het soms heel dringend is. Een andere keer is iets minder urgent, maar is het fijn als ik meteen kan ingrijpen. Een klant die bijvoorbeeld al een tijd worstelde met eHerkenning kon ik snel helpen waardoor zijn belastingzaken vlot geregeld konden worden. Als je er zo dicht bij betrokken bent, ontwikkel je meer inzicht. Je kunt tussentijds ruggenspraak houden en adviezen geven. Ik merk dat als je de aandachtspunten duidelijk kunt benoemen, de klanten ook open staan voor de oplossing die wij aandragen. Zo kun je veel meer vooruitgang boeken, dan wanneer je elkaar maar één keer per jaar ziet voor het opmaken van de jaarrekening.

Debiteuren en crediteuren
Waaruit bestaan mijn werkzaamheden bij de klant? In het kort gezegd werk ik hun administratie bij, waaronder de debiteuren en crediteuren. Wat komt er binnen en waar wordt geld aan uitgegeven? Bij debiteuren is het belangrijk dat je er kort op zit. Vaak is de directie ook actief op de werkvloer. Dan kan het erin sluipen dat het overzicht een ondergeschoven kindje wordt. Daar ben ik dan voor: ik draai maandelijks, en afhankelijk van de noodzaak soms wekelijks, de debiteuren- of crediteurenlijst uit. Die neem ik samen met de klant door en dan is het voor hem duidelijk wat er moet gebeuren.

Administratieve routing
Ik noem het ook wel de administratieve rompslomp. Want zo wordt het vaak gevoeld door klanten. Het is een speerpunt voor Qwintess dat we door een goede routing voor lastenverlichting zorgen. Ik regel de routing van de administratieve handelingen en wel zo, dat het allemaal digitaal gebeurt. We zijn niet voor niets hét kantoor van de born digitals. Wij gebruiken software waarmee digitale of gescande facturen bij een autorisator komen. Deze autorisator controleert dan de facturen, dat kan zelfs met een app op zijn telefoon, en daarna kan er worden betaald. Voor sommige klanten zet ik ook de betalingsbatches klaar. Klanten geven vaak aan, dat het prima werkt en dat ze er door worden ontlast. Als duurzaam kantoor vinden wij het ook heel belangrijk dat er, omdat facturen niet langer geprint worden, bomen gespaard blijven. Dat duurzaamheidsaspect zit echt diep in de organisatie. Via de e-mail ontvangen facturen uitprinten om te verwerken in de administratie kom je op die manier bij onze klanten echt niet meer tegen! Werkt de klant al digitaal, dan optimaliseren wij dit proces.

Keek op de week
Waar we als Qwintess heel consequent in zijn, is onze Keek op de week op kantoor. Het is ons tweewekelijkse overleg en elke collega brengt in wat er speelt bij zijn klanten. Plus natuurlijk ‘wat er verder ter tafel komt’. Het is mooi om zo’n terugkoppeling en klankbord te hebben en vaak wordt er kennis gedeeld met collega’s. En die kennis kan ik weer inzetten bij mijn bezoek aan klanten. Zo helpt het team elkaar te versterken.

Concreet voorbeeld
Een mkb-bedrijf waar een fusietraject dood leek te bloeden is enige tijd geleden door Qwintess succesvol begeleid. Sindsdien verleent Qwintess wekelijks ondersteuning bij de klant zelf. Wij hebben hier ook een slag in de administratie kunnen maken door de routing te digitaliseren. Samen met mijn collega’s verzorg ik daar onder andere de financiële & salarisadministratie, fiscale ondersteuning en uiteraard het jaarwerk. In de Covid-periode hebben wij de klant daarnaast ontzorgd bij diverse aanvragen en afhandelingen van NOW en TVL. Ook hebben wij een dashboard ingericht, waardoor de klant realtime inzicht heeft inde voor hem belangrijke KPI’s. Met de inzet van Qwintess kan de klant zich nu meer richten op waar hij goed in is: ondernemen.