Help: mijn medewerkers werken (gedeeltelijk) thuis, hoe werkt dat uit?

Door Jaco Jonker vraagbaak op het gebied van loonbelasting

Corona laat overal sporen na, zo ook op loonbelastinggebied. Want hoe moet je nu omgaan met een reiskostenvergoeding als er niet meer (volledig) op locatie wordt gewerkt? Ik ben Jaco Jonker en ik werk bij Qwintess als salarisadministrateur. Op dit soort vragen, of andere loonbelastingkwesties weet ik het antwoord en kan ik advies geven. Hieronder zal ik kort samenvatten hoe we “sinds Corona” omgaan met reiskosten en thuiswerken, maar schroom vooral niet om contact op te nemen als er andere vragen spelen!

 Van ‘werk thuis tenzij het niet anders kan’ en ‘werk thuis als het kan en op locatie als dat nodig is’ naar blijvend thuiswerken

Het advies van de overheid is gedurende de coronacrisis gewijzigd van ‘werk thuis tenzij het niet anders kan’  naar ‘werk thuis als het kan en op locatie als dat nodig is’. De verwachting is echter dat de coronacrisis dé aanzet is geweest tot meer thuiswerken en hiermee ons reisgedrag blijvend is veranderd. In 2020 is besloten dat de vaste reiskostenvergoeding mocht doorlopen zoals die vóór de eerste lockdown in maart 2020 vastgesteld was. Vanaf 1 januari 2022 vervalt deze regeling wat gevolgen heeft voor werkgevers en werknemers.

Nieuw reisgedrag werknemers in kaart brengen

Per 1 januari 2022 dient de werkgever het reisgedrag van werknemers opnieuw in kaart te brengen. Het is dan niet meer mogelijk om een thuiswerkdag als reisdag aan te wijzen en een reiskostenvergoeding te betalen. De reiskostenvergoeding dient vanaf 1 januari 2022 gebaseerd te zijn op het nieuwe reisgedrag. Wanneer een medewerker minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist blijft de mogelijkheid bestaan om een vaste reiskostenvergoeding onbelast uit te keren aan de werknemer. Is dat niet het geval? Dan dienen de reiskosten uitbetaald te worden op basis van nacalculatie of declaratie. In de praktijk zal dit ervoor zorgen dat de vaste reiskostenvergoeding voor veel medewerkers dient te worden aangepast of zelfs vervalt.

Thuiswerkkostenvergoeding per 1 januari 2022

Vanaf 1 januari 2022 mogen werkgevers hun thuiswerkende medewerkers een onbelaste vergoeding van maximaal twee euro per dag geven. De werknemer en werkgever kunnen vaste afspraken maken over het aantal dagen per week waarop de werknemer thuiswerkt. Op basis hiervan kan de werkgever een vaste vergoeding toekennen. Zo hoeft de werkgever niet per werkdag bij te houden welke vergoeding hij toekent. De vaste vergoeding hoeft niet te worden aangepast als incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor wordt gewerkt, of andersom. Wanneer de werknemer structureel meer gaat thuiswerken of naar kantoor gaat, dan moet de vaste vergoeding worden aangepast.

Sommige werknemers werken een deel van een dag thuis en het andere deel op kantoor. De werkgever kiest in dit geval of hij voor die werkdag een onbelaste reiskostenvergoeding geeft, of de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding. Een combinatie van beide is niet mogelijk.

Heeft u hulp nodig bij bovenstaande veranderingen? Neem dan gerust contact op met mij via jaco@qwintess.nl of 071 – 207 37 50!