Dubbele terugblik op 40-jarige carrière in accountancy

Met een luide knal (veronderstel ik) werd op 1 september 1983 een Koreaans vliegtuig boven Russisch grondgebied neergehaald. Met een minder luide knal startte ook op 1 september 1983 mijn carrière in de accountancy!

ChatGPT

Wat is er in de afgelopen 40 jaar ontzettend veel veranderd! Een mooi moment om even terug te blikken bedacht ik me toen ik dit jaar op 1 september 2023 op vakantie in Duitsland was. Alle veranderingen kunnen misschien nog het eenvoudigst in één woord samengevat worden: ChatGPT. Met één druk op de knop zou ik op 1 september 2023 binnen een minuut een blog over mijn carrière van 40 jaar in de accountancy geschreven kunnen hebben. Wat een verschil met 40 jaar geleden!

Zo makkelijk heb ik er mij niet vanaf gemaakt. Natuurlijk heb ik het wel even geprobeerd. Vandaar ook de titel van dit blog: “Dubbele terugblik”. Een blog waarvan ik de tekst zelf bedacht heb (écht waar!) en een link naar het blog dat ik ChatGPT daarna voor me liet schrijven.

De start

Zoals gezegd: op 1 september 1983 startte mijn carrière in de accountancy, destijds bij Walgemoed & Co aan de Zeemanlaan in Leiden. De start was niet heel veelbelovend. Toen mij die eerste dag werd gevraagd hoe het met mijn studie (destijds nog bij het Nivra) stond, kwam ik erachter dat ik mij daarvoor zelf had moeten opgeven; dat was er even bij ingeschoten. Maar gelukkig was dat snel rechtgetrokken en kon ik mij over de studieboeken buigen.

Nee, computers hadden we toen nog niet! De dossiers werden letterlijk met pen en papier uitgewerkt, waarbij gelukkig wel al een rekenmachine gebruikt kon worden. Die rekenmachine heette destijds ‘telmachine’ en was voorzien van een rol papier (‘telrol’), waarop je na kon kijken of je je berekeningen wel goed had ingetoetst. Ik heb me door een collega van destijds laten vertellen dat hij bij een klant over de vloer kwam waar uit zuinigheid die telrollen zowel aan de voor- als achterkant gebruikt moesten worden. En geteld op die telmachines werd er! De uitwerking van een kolommenbalans op 14-koloms papier, geheel met de hand ingevuld en doorgerekend. Met vierkantstellingen ter controle. Bij een flinke administratie al snel een bladzijde of 10 en zoek dan maar eens na waar het fout was gegaan wanneer de vierkantstelling niet klopte. De tijd dat een beetje accountant dat allemaal nog écht met de hand, zonder rekenmachine, uitrekende was voorbij. Maar naar ik me heb laten vertellen waren er accountants die ook bij een lange optelsom 2 rijtjes met cijfers (‘3 onthouden’) tegelijk konden optellen. Kom daar nu nog eens om!

Journaalposten en vakliteratuur

Wel was er toen al een zekere mate van automatisering aan de gang. Op voorgedrukte bladen vulde je met pen alle journaalposten (Kas, Bank, Giro (!), In- en verkoopfacturen en memoriaal) in; die werden opgestuurd naar het ‘verwerkingscentrum’, daar overgetypt door ‘datatypistes’ en een week later kreeg je alle output daarvan per post weer toegestuurd.

Ook zo mooi: vakliteratuur werd regelmatig per post ontvangen, met een instructie welke bladzijdes er in een ordner met alle vakliteratuur vervangen of aangevuld moesten worden. Onvoorstelbaar toch nu je tegenwoordig meerdere keren per dag bestookt wordt met mailtjes met ‘nieuws’.

De computer

Een paar jaar na mijn indiensttreding deed voorzichtig de computer zijn intrede. Eerst met ‘tekstverwerkers’ op het secretariaat. Wat een vooruitgang! In plaats van jaarrekeningen helemaal uit te typen en bij correcties soms hele bladzijdes over te moeten typen (als corrigeren met Tipp-Ex of correctietape onvoldoende was) werd die jaarrekening opgeslagen in de tekstverwerker. De tekst kon nu gewist en aangepast worden, zonder dat het nodig was die hele bladzijde overnieuw te typen. Niet veel later volgde een heuse Personal Computer. Met daarop een programma om zelf boekhoudingen op de computer bij te houden. Na het invoeren van alle journaalposten moest de computer dan de hele nacht aan blijven staan om alles te verwerken en als het niet tegenzat, kon je de volgende ochtend alles printen wat je had ingevoerd. Bijkomend voordeel van zo’n Personal Computer: je kon er ook leuke spelletjes op spelen waar dan ook uiteraard in de lunchpauze gretig gebruik van werd gemaakt. De tafeltennistafel kwam opeens tot rust…

Updates

En in vliegende vaart ging het verder. De computers werden steeds sneller en kleiner, de software kon steeds meer. Waar je in het verleden de volledige handleiding van een softwarepakket doorlas om te weten te komen wat je er allemaal mee kon (en hoe leuk waren updates als er nóg meer kon), wordt van de software die we nu gebruiken nog geen derde (mijn inschatting) van alle mogelijkheden benut. En uitzoeken wat er allemaal eventueel nog meer mee kan doen we al helemaal niet meer, geen beginnen aan. Voor je het weet zijn we al weer overgestapt op een nieuwe versie of ‘app’.

Nog even de communicatie in vogelvlucht (mooie woordspeling, hoewel ik de tijd dat veel post per postduif werd verstuurd dan weer niet heb meegemaakt): in 1983 maakten we nog volop gebruik van telefoontoestellen met draaischijven of (al zeer modern) in een enkel geval met druktoetsen. Kopietjes van belangrijke stukken werden met carbonpapier in de typemachine vervaardigd en per post verzonden. Pas later kwam de fax. Jongere collega’s hebben geen idee waar ik het dan over heb, maar voor die tijd een enorme vooruitgang. En tegenwoordig: bellen is nu nog iets wat je ‘toevallig’ ook met een telefoon kan, al het andere op die telefoon is veel belangrijker dan bellen geworden.

Verantwoord vooruit

Destijds begonnen bij Walgemoed & Co, inmiddels aanbeland bij Qwintess. Mooi die tekst op onze website ‘Wij denken dat de digitale transformatie nog maar net is begonnen’ en ‘Bij Qwintess helpen born digitals ervaren experts verder, en andersom’.

Prachtig om hier deel van uit te maken en met verdergaande automatisering en digitalisering Qwintess en onze klanten vooruit te helpen en te begeleiden in die digitale revolutie waarin we ons toch zo’n beetje tijdens mijn gehele carrière in de accountancy bevinden. (En dan staan we nog steeds maar aan het begin volgens onze website.)

En toch. Met al die automatisering kunnen we veel efficiënter ons werk doen en onze tijd veel nuttiger gebruiken. Toen ik 40 jaar geleden begon met werken, stond de branche bekend om de hoge tijdsdruk waarmee accountants te maken hadden. Met alle automatiseringsslagen die we gemaakt hebben, zou je toch veronderstellen dat we het inmiddels wat rustiger aan kunnen doen. Het tegendeel lijkt echter waar, het (accountants-) leven lijkt hectischer dan ooit. Dan maar terug naar pen en papier? Nee hoor! Ik kan zeker genieten van alle digitale mogelijkheden die er zijn. Maar wel met gezond verstand inzetten. En regelmatig achterover leunen om eens rustig na te denken over alle digitale ontwikkelingen en hoe die op een verantwoorde manier in te zetten.

Blog van ChatGPT

In de bijlage het blog dat ChatGPT voor mij heeft geschreven. Mijn bescheiden conclusie: Ik zet AI voorlopig met gezond verstand in, niet voor een blog. Lees hier!