De kunst van inrichten

Qwintess verhuist binnenkort naar het oude pand van Van Duyn Accountants en Belastingadviseurs. Dit pand hebben onze oud-directieleden Theo van Duijn en Ton Koelewijn voor hun kantoor laten bouwen en we gaan nu als het ware terug. Hoe bijzonder is dat? Ook bijzonder is dat wij als medewerkers echt een stempel mogen drukken op de inrichting.

Keyserswey
Van de Jonckerweg terug naar de Keyserswey. Dit kantoorpand is volledig gestript en wordt conform de eisen van deze tijd gerenoveerd. Een enorme, ook bouwtechnische, transformatie! Zelf maak ik deel uit van een commissie voor de inrichting van het nieuwe pand.

Commissie
In oktober is de commissie voor de inrichting van het pand aan de Keyserswey samengesteld. Deze commissie hebben we opgesplitst voor specifieke onderdelen, zoals de bureaus, verlichting en ontvangstruimte.

De commissie bestaat uit vier medewerkers. Ook Lynn is erbij, in de functie van aanjager. We hebben als commissie heel veel inspraak en een zwaarwegende adviserende rol. De directie geeft uiteindelijk het definitieve akkoord.

In oktober en november zijn we enkele keren samengekomen. Er zijn ook diverse terugkoppelingen geweest; het is belangrijk dat onze collega’s zich fijn voelen bij de gemaakte keuzes. We hebben toen wat zaken in gang gezet en na de drukke november- en decembermaand waarin het commissiewerk op een lager pitje stond, zijn we er weer volop mee bezig.

Groeien
Het nieuwe pand is drie keer zo groot als ons huidige kantoor. De bovenste verdieping wordt onderverhuurd aan verschillende bedrijven. Op de eerste verdieping zijn vier kamers verhuurd aan Fresh IQ, die datagedreven oplossingen biedt voor de sierteelt- en AGF-sector. Wij hebben als Qwintess dus de mogelijkheid om uit te breiden. In het hele verbouwings- en inrichtingstraject spelen onze kernwaarden een belangrijke rol. We willen ‘Gezond groeien’, dat is één van onze kernwaarden.

De basis voor ons commissiewerk is de uitgebreide sfeerimpressie van de architect. Als eerste hebben we met de commissie gekeken naar de indeling van de werkruimte: kiezen we voor een kantoortuin, voor aparte kamers, of een combinatie? En hoe veel bureaus zijn er nodig? De oudere bureaus gaan er in elk geval uit en worden vervangen door zit-sta bureaus. Het worden dezelfde bureaus als die we nu al grotendeels gebruiken en meeverhuizen. Een consistente uitstraling dus, én gezonde en dynamische werkplekken.

Kunst aan de muur
Een andere kernwaarde, het familiegevoel, willen we ook in de inrichting tot zijn recht laten komen. Dat betekent dat medewerkers de kunst aan de muur bij de werkplekken zelf mogen uitzoeken. De bar en de keuken krijgen eveneens een huiselijke uitstraling.

Als commissie zijn we ook met kunst en schilderijen voor elke andere ruimte bezig. Wij willen in elk geval meer kleur en minder kale witte muren. Het hoeft ook niet heel standaard te zijn, de kunst mag er best uitspringen. Het is daarbij wel belangrijk dat onze kernwaarden erin terugkomen. Op dit moment zijn alle voorstellen verwerkt in een moodboard zodat een styliste aan de slag kan om daadwerkelijk te gaan inrichten. Waar we zeker iets mee gaan doen is een idee voor een kinderhoekje met een mand vol speelgoed en foto’s van collega’s op een wand om het samen-gevoel te uiten.

Duurzaam inrichten
Een voorbeeld waar onze kernwaarde ‘Duurzaam bijdragen’ naar voren komt, zijn de stoelen van de kantine- en vergaderruimtes. Het zitgedeelte is gemaakt van een duurzame stof van gerecyclede PET-flessen. De stof is uitgevoerd in de Qwestor- en Qwintess-kleuren.

De lange, unieke vergader- annex eettafel die we al hebben en meeverhuizen is gemaakt van een oude bowling- en basketbalvloer. Deze spreekkamers zullen ook in die stijl worden ingericht. Als we met mensen aan tafel gaan, hebben we daarmee altijd gelijk gespreksstof.

Ontspannen en inspireren
In ons nieuwe pand komt een aparte ontspanningsruimte. Op dit moment hebben we een tafeltennistafel van karton, hier komt een grotere tafel voor in de plaats. Daarnaast zal deze ruimte gebruikt worden voor sporten op de werkvloer. Er is ook een bar voor bijvoorbeeld de donderdagmiddagborrels. Deze bar kan door middel van een verrijdbare wand worden afgesloten.

De multifunctionele ruimte kan daarnaast worden ingezet om workshops te organiseren over thema’s die wij belangrijk vinden, om ondernemers met elkaar in contact te brengen. Het is een ruimte waar zakelijk en privé niet gescheiden hoeven zijn en waar verbinding een centrale rol speelt. Niet altijd tastbaar, wél echt Qwintess.

Welkom!
In de ontvangstruimte willen wij centraal, als eyecatcher, een koffiecorner plaatsen. Achter de koffiecorner komt een natuurlijke moswand. Mensen kunnen dan rustig koffie drinken bij binnenkomst. Echter, onder de vloer zit vloerverwarming. De leidingen verplaatsen was geen optie. Dit probleem hebben we nu opgelost door de koffiecorner tegen een verhoging aan te plaatsen. Naast inrichter voelen we ons dus soms ook een halve aannemer.

Meer dan inrichten
Toen we met de commissie begonnen overzagen we de reikwijdte van inrichting lang niet helemaal. Want als commissie denken we over alles na, over alles wat erbij komt kijken. Ook het feit dat er andere huurders bijkomen, is iets om rekening mee te houden. We houden iedereen op de hoogte, onderzoeken wat de mogelijkheden zijn, lossen problemen op, vragen offertes aan en plaatsen bestellingen.

Ter illustratie enkele voorbeelden. In de spreekruimte moeten beeldschermen komen: waar zit de aansluiting, hoe is het licht? De lampen zijn besteld, maar wie gaat ze ophangen? Er zijn extra elektrische laadpalen nodig, die contacten leggen we ook. Hetzelfde geldt voor de lichtreclame, hebben we geregeld. Alle aspecten raken we wel, eigenlijk.

Op 13 maart is de opening. De ‘Save the dates’ zijn inmiddels verstuurd. Wordt vervolgd!