Uitdagend strategisch project? Qwestor helpt!

Onlangs hebben we ons zusterbedrijf Qwestor opgestart. We waren er vanuit Qwintess al een tijdje op de achtergrond mee bezig, maar begin dit jaar hebben we Qwestor volledig op de rails gezet en echt gelanceerd.

Qwestor is een adviesbureau voor bedrijven die op interim-basis hulp nodig hebben bij strategische vraagstukken met financiële en fiscale raakvlakken. De 4 pijlers zijn:
– Business Analytics & Monitoring
– Finance Support
– Familie en Toekomst
– Financiering en Herstructurering

Gedreven
Samen met mijn collega Rens zet ik de schouders onder de uitbouw van de pijlers Business Analytics & Monitoring en Finance Support. Vanuit onze achtergrond in de accountancy komen wij bij veel bedrijven over de vloer en kennen wij de ‘ins en outs’ van vele administratieve en andere automatiseringssystemen. Rens en ikzelf zijn vanuit onze functie als (interim) controller en adviseur heel gedreven om ondernemers inzicht te geven in bedrijfsprocessen. En om ze van daaruit te helpen om doelstellingen te verwezenlijken.

Finance Support
Bij Finance Support kunnen wij tijdelijk inspringen als een financieel medewerker, financieel manager of controller ziek wordt of bij langdurig verlof. En dan doen we meer dan alleen het overnemen van bestaande taken: wij zorgen er ook direct voor dat de administratie verder gestroomlijnd wordt. Als wij weg zijn, dan is zowel de financiële administratie als de financiële afdeling naar een hoger niveau ontwikkeld.

Ook bieden wij support als een afdeling net een stap extra wil maken qua inzicht. Wij onderzoeken hoe de financiële administratie zo effectief mogelijk ingericht kan worden en waar mogelijkheden voor procesoptimalisatie liggen. We bekijken het niet alleen financieel, maar ook praktisch en zorgen voor een vast format zodat alles voor iedereen duidelijk is. We hanteren een vaste werkwijze, leggen procedures vast zodat het leerproject sneller kan. Ook voor mogelijk nieuw of vervangend personeel is dit prettig en het bespaart tijd en dus geld.

Onze expertise kan ingezet worden bij projecten waar de financiële kennis binnen een bedrijf tekort schiet, of als het technisch inzicht van systemen en koppelingen  onvoldoende is. Zoals bij de overgang naar een nieuw kassasysteem: waar moet je dan aan denken, hoe richt je dat in, hoe ga je om met de BTW? Of als de voorraadadministratie niet aan het financiële systeem gekoppeld zit, dan zorgen we ervoor dat cijfers automatisch doorkomen. Zo ondersteunen we een startup die zowel naar een nieuwe logistieke als nieuwe e-commerce partij overgaat.

Business Analytics & Monitoring
Bij business analytics gaat het vaak om complexere zaken met een strategische invalshoek om bedrijfsprocessen beter te kunnen aan- en zo nodig bijsturen. Onze data-expert haalt op basis van beslissende datastromen in een bedrijf de kritieke prestatie-indicatoren naar boven. We kunnen relevante data op een begrijpelijke manier vertalen in gevisualiseerde dashboards die real-time inzicht geven in hoe het bedrijf ervoor staat.

Wij merken dat veel bedrijven nog de traditionele benadering hebben: dit is het resultaat in de jaarrekening. Wij staan erin met de blik op de toekomst: je moét kijken naar de toekomst, belangrijk is hoe je er de afgelopen maand voor stond. Dan kun je nog bijsturen voor de komende maanden van het jaar.

Zo is het in de horeca cruciaal om al in de zomer up-to-date cijfers te hebben. In deze branche wordt tachtig procent van het jaarresultaat in die maanden binnengehaald. Daarom bespreken wij met horecabedrijven de cijfers elke maand. Wij bereiden deze afspraken gedegen voor en tijdens het gesprek ontstaan vanzelf verhalen vanuit de directie waar men tegenaan loopt. Regelmatig zijn ze ook verrast door nieuwe inzichten: ‘Dit hadden wij niet verwacht!’ Op basis daarvan wordt bijvoorbeeld besloten om personeel in bepaalde aspecten extra op te leiden. Het doet ons goed om te horen dat er zelfs uitgekeken wordt naar de maandbesprekingen.

Het bouwen van een standaard dashboard kan al binnen een paar uur. Daarin wordt binnen het systeem de koppeling gelegd met de financiële administratie. Er zijn kernstuurmechanismen voor zo’n dashboard en wij komen met voorstellen die het desbetreffende bedrijf nog meer inzicht bieden. Het dashboard kan steeds verder worden verfijnd en uitgebreid.

Voor wie
Qwestor kan met onze eerste twee pijlers veel betekenen voor grotere organisaties met één of twee mensen op de administratie. Bij bedrijven met een kas- en voorraadsysteem en met een in- en verkoopfunctie zien we veel dezelfde ontwikkelingen. Bijvoorbeeld in de horeca, bouw, en bij start-ups en handelsmaatschappijen. We zijn heel breed inzetbaar als er maar raakvlakken zijn met financiën en belastingen.

Een voorbeeld is het bijhouden van de voorraden in Excel, dat vergt veel handmatig werk. Wij kunnen de grootste bulk daarvan automatiseren. Dat is een verstandige keus, waarvan de investering vrij beperkt is. Het gaat dan om een upgrade van je financiële administratie, die relatief eenvoudig door te voeren is. Er wordt vaak niet bij stilgestaan, maar handmatig werk kost ongemerkt veel tijd, waardoor automatiseren al snel loont. Bedrijven zijn vooral gericht op verkopen, maar wij bekijken alle processen kritisch op verbeterpunten.

Onze aanpak
Door onze ervaring met vele verschillende bedrijven en vele verschillende financiële en automatiseringssystemen zijn wij in staat om bij elk systeem en probleem snel tot de kern te komen. Wij kunnen daarom direct ondersteunen op het moment dat het ertoe doet en gaan heel oplossingsgericht te werk. We lossen niet alleen de bestaande problematiek op, maar stellen ons bij elke opdracht als doel dat het bedrijf na onze inzet op een hoger niveau verder kan.

Meestal zijn we een paar maanden op de voorgrond werkzaam, daarna meer op de achtergrond en zodra de klant op eigen kracht verder kan, sluiten we het project af.

Qweet niet bestaat niet
Benieuwd wat we kunnen betekenen voor bedrijven? Volg ons op LinkedIn waar wij cases posten van eerdere opdrachten.