Volautomatisch versnellen

Waar mijn collega Eline Berg zich richt op fiscale zaken, houd ik mij als de tweede Eline bij Qwintess bezig met accountancy. In oktober 2022 heb ik mijn scriptie voor de opleiding HBO Accountancy afgerond met als hoofdonderwerp automatisering. Want automatisering biedt binnen de accountancy vele kansen.

Qwintess wil klanten naast de financiële en fiscale dienstverlening ook adviseren op basis van actuele kennis van hun organisatie. In tijden van verandering is het noodzakelijk om gedurende het jaar goed zicht te houden op de financiële stand van zaken. Mocht het nodig zijn, dan kan tijdig worden bijgestuurd. Om die adviesfunctie goed te kunnen vervullen, loopt ons kantoor voorop met digitale innovaties die onze bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk laten verlopen.

Digitaal kantoor
Wij slaan alle data op in de ‘cloud’, werken online en veel onze klanten leveren hun financiële stukken digitaal bij ons aan. Vanuit mijn scriptie kwam ik tot het inzicht dat we vooral met verdere automatisering echt het verschil kunnen maken. De tijdswinst die met behulp van automatisering wordt behaald, kan ingezet worden voor het adviseren van onze klanten.

Automatisering als vervolgstap
De digitale mogelijkheden hebben we inmiddels voldoende op kantoor ter beschikking. Deze systemen zijn ontwikkeld om een probleem op te lossen of om bepaalde handelingen te automatiseren. Het automatiseren van die terugkerende taken heb ik nader bekeken om de verbeterpunten voor Qwintess te kunnen achterhalen.

Processen onder de loep
Ik heb mijn onderzoek gericht op de automatisering van drie belangrijke processen binnen ons kantoor.
1. De administratieve dienstverlening
2. Het samenstellen van de jaarrekening
3. De klantcommunicatie

Het doel was om helder te krijgen hoe deze processen efficiënter ingericht kunnen worden en welke knelpunten er worden ervaren binnen ons accountancyteam.

Het onderzoek
De drie te onderzoeken processen heb ik in kaart gebracht met een zogenoemd Data Flow Diagram. Ik heb een kwalitatief onderzoek gehouden in de vorm van interviews met alle acht leden van het accountancyteam. Enkele vragen waren: ‘Waar loop je vertraging op binnen de werkzaamheden en processen?’ en ‘Kun je zelf iets bedenken dat door middel van automatisering verbeterd kan worden?’ Op basis van het diagram konden mijn collega’s tijdens het interview gemakkelijk de knelpunten aanwijzen. Ieders ervaringen en de genoemde knelpunten heb ik vervolgens uitgewerkt. Ook heb ik nog een uitgebreid literatuuronderzoek gedaan.

Rode draad
Van de onderwerpen die het meest genoemd werden, heb ik een sortering gemaakt. Drie punten vormden de rode draad tijdens de gesprekken:
1. Scannen van hardcopy facturen en opvragen/inlezen van digitale bankbestanden is  tijdrovend.
2. Het boeken van facturen, inlezen en verwerken van bankmutaties en afletteren van betalingen is eveneens tijdrovend.
3. Asynchrone communicatie met klanten leidt tot vertraging en foutieve registratie.

Aanbevelingen
In mijn scriptie heb ik allerlei aanbevelingen gedaan om de aangegeven knelpunten op te lossen. Zo zou er bij het klantcontact gebruik moeten worden gemaakt van één duidelijke procedure. Er is een vraagpostenmodule in onze software voor het stellen van vragen over de administratie, die ervoor zorgt dat voor iedereen duidelijk is welke vragen aan de klant zijn gesteld. Een verdere verbetering zou zijn om deze module ook in te richten voor het administratiedossier van de jaarrekening. Het voordeel voor klanten is dat zij per vraag kunnen antwoorden en uploaden en de voortgang door ons eenvoudig kan worden gevolgd. Het opvragen en inlezen van digitale bankbestanden wordt overbodig als er voor klanten een directe bankkoppeling wordt aangemaakt. Hierdoor hoeven de bankbestanden niet meer opgevraagd te worden en kunnen bankmutaties op elk moment worden bijgewerkt, zonder tussenkomst van de klant. De knelpunten bij het verwerken van facturen en betalingen kunnen worden opgelost door volledig gebruik te maken van automatische herkenning. Dit zijn nog maar enkele van de aanbevelingen, dus er is nog volop tijdswinst te behalen. Zelfs bij Qwintess!

Opvolging
Inmiddels is het accountancyteam een middag bij elkaar gekomen om over de aanbevelingen te spreken en kennis te delen. Wij maken gebruik van meerdere softwarepakketten voor de klantadministratie, die hebben we in kaart gebracht. In de kennisdeelsessie zijn we met elkaar in gesprek gegaan over hoe we het maximale uit die pakketten kunnen halen. Uit die sessie heeft iedereen opdrachten meegekregen, die we binnenkort samen gaan behandelen.

Ons streven is om als kantoor helemaal up-to-date te zijn met de administratie om zo pro-actief te kunnen acteren. Door automatisering volop in te zetten en goed te benutten kunnen wij alle kennis over onze klanten op elk moment paraat hebben. Deze versnelling met behulp van automatisering stelt ons in staat het accent te leggen op  advies en toekomststrategieën voor onze klanten, dat is ons hogere doel en daar draag ik graag mijn steentje aan bij.