Van crisis tot hangmat

Het begin

Eind 2018 startte ik bij Qwintess. Met onder andere de volgende missie voor ogen: de financiële administratie van onze klanten tot in de puntjes geregeld, continu inzicht in de cijfers en een (tijdige) jaarrekening als sluitstuk. Met mijn kennis van automatisering, financiële administratie en jaarverslaggeving moest dat gaan lukken. En van Qwintess kreeg ik er alle ruimte voor.

De uitvoering

Vol enthousiasme ging ik aan de slag. Natuurlijk met de nodige hobbels op automatiseringsgebied, maar die wist ik wel op te lossen. De administraties konden al snel (zoveel mogelijk automatisch) bijgewerkt worden met bankkoppelingen en scan- en herkensoftware. De dashboards om de cijfers te analyseren waren opgetuigd. En door de administraties maandelijks te monitoren zouden de jaarrekeningen en de daarop aansluitende aangiftes met minimale tijdsbesteding de deur uit gaan. Dat zou veel tijd gaan opleveren om samen met de ondernemers te sparren over hun bedrijf en de toekomst. En dat is toch veel leuker dan steeds maar (verder) achteruit kijken en vragen hoe die ene (allang door de ondernemer vergeten) post in administratie nu toch in elkaar zat!

Wakker!

Kortom: ik zat er klaar voor. De mogelijkheden van de financiële dashboards waren aan de ondernemers gepresenteerd. Zij hoefden nu alleen nog maar dagelijks hun facturen aan te leveren en aan het eind van de maand het dashboard te bekijken om te zien hoe het ervoor staat. Om daarna samen ontspannen de actuele ontwikkelingen in de cijfers door te nemen en te vertalen naar de toekomst. Dacht ik….. Maar toch kwam het niet van de grond. De meeste ondernemers gaan namelijk helemaal niet enthousiast iedere dag hun facturen inscannen en zich aan het eind van de maand rustig verdiepen in een dashboard dat ze eerst nog moeten leren lezen. Ze hebben wel wat beters te doen! En dus kwamen we geen stap verder dan onze klanten toch maar weer meerdere keren vriendelijk aan te manen hun administratie aan te leveren, bleven de gesprekken over de actuele cijfers waar ze toch niet naar keken achterwege en bleven ondernemers ‘sturen’ op omzet en banksaldo.

De les

Waar ging het mis? In mijn enthousiasme ging ik ervan uit dat ook ondernemers enthousiast zouden worden als zij die actuele cijfers en dashboards zouden zien. Daar heb ik me in vergist. Mensen zijn vaak niet veranderingsgezind. Waarom veranderen als het goed gaat? Dat het beter kan, daar is niet altijd oog voor en zeker niet als dat in aanvang ook nog eens een extra inspanning betekent. Kortom: werk aan de winkel! Alle mogelijkheden niet over de schutting bij de ondernemer gooien, maar samen met hem naar de toegevoegde waarde kijken van cijfers die steeds up-to-date zijn.

Crisis

En toen brak de coronacrisis uit. Vanuit de overheid werden (en worden) er allerlei steunmaatregelen opgetuigd. Maar juist ook om van de steunmaatregelen gebruik te kunnen maken en te bepalen in welke mate dat nodig is, is inzicht in actuele cijfers en prognoses nodig. En werd pijnlijk duidelijk dat dat inzicht er vaak helemaal niet is en actuele cijfers met kunst- en vliegwerk boven tafel gekregen moesten worden.

De droom

Dat gebrek aan actuele cijfers bewees voor mijzelf nog maar eens dat die missie die ik mijzelf bij Qwintess ten doel had gesteld toch echt de juiste was. Alleen de weg daar naartoe moet anders. En eigenlijk veel meer passend bij de filosofie van Qwintess: met de klant aan tafel gaan zitten en praten over zijn bedrijf. Hoe krijg ik de ondernemer zover dat hij wel (dagelijks!?) zijn facturen instuurt? Hoe krijg ik hem zover dat hij zich iets meer verdiept in de cijfers behalve door naar zijn omzet en bankstand te kijken? Hoe krijg ik hem zover op basis daarvan naar de (financiële) toekomst te gaan kijken in plaats van alleen maar te reageren op de waan van de dag? Op die manier mijn kennis van de financiële kant koppelen aan zijn kennis van het bedrijf, dat is de droom. Het verwezenlijken daarvan is de uitdaging. Het bewustzijn van de ondernemers voor actuele cijfers en prognoses heeft tijdens de crisis een enorme boost gekregen. En daarmee dus een uitstekend moment om dit alles in praktijk te gaan brengen.

De hangmat

De hangmat om te luieren? Nee, nog lang niet. Ondernemers zoeken in hun accountant een sparringpartner. Met alle technische mogelijkheden kunnen we ervoor zorgen dat beslissingen op basis van actuele cijfers worden genomen en het effect wordt doorgerekend naar de toekomst. En dan? Ja, dan kunnen we even in die hangmat gaan liggen om rustig na te denken en te sparren over die toekomst. Mijn missie heeft nog aan niets aan belang ingeboet. De coronacrisis heeft het noodzakelijke pad naar de hangmat nog maar eens duidelijk gemaakt: hoogste tijd om samen mét de ondernemer te werken aan actuele cijfers!